So moderieren Sie eine Telefonkonferenz – ein Format, dem Sie folgen sollten

So moderieren Sie eine Telefonkonferenz – ein Format, dem Sie folgen sollten

Jeder muss irgendwo anfangen. Und wenn Sie zum ersten Mal eine Telefonkonferenz führen müssen, werden Sie sich fragen, wie das Meeting ablaufen soll.

Es gibt gute Nachrichten für Sie.

Bei Telefonkonferenzen gibt es eine Reihe von Unterschieden zwischen persönlichen Besprechungen. Die Art ihrer Agenda gehört jedoch nicht dazu. Zumindest nicht auf hohem Niveau.

Natürlich beeinflusst der Zweck des Meetings das Format des Meetings. Ein Schulungstreffen benötigt beispielsweise ein etwas anderes Meetingformat als eine Gewerkschaftsverhandlung. Trotzdem gibt es eine Reihe von Formaten, die in den meisten Fällen befolgt werden können.

Hier ist ein Format für eine Telefonkonferenz, das Ihnen helfen kann, die Kontrolle zu behalten und Ihren Zweck zu erreichen.

1. Einführung des Moderators.

Denken Sie daran, dass die Leute am anderen Ende des Telefons Sie nicht sehen können. Sie müssen sich also vorstellen und die Sitzung starten. Es ist auch eine gute Idee, die Leute zu fragen, wie es ihnen geht.

2. Runden Sie die Anrufeinführungen ab.

Die anderen Leute können die anderen Leute auch nicht sehen. Der beste Weg, die Vorstellungsgespräche zu führen, besteht darin, dass der Moderator die eingeladenen Personen durchgeht, ihre Namen sagt und sie bittet, sich und jeden, der bei ihnen ist, vorzustellen.

3. Absichtserklärung.

Nachdem wir alle vorgestellt haben, ist es an der Zeit, das Meeting zu beginnen. An dieser Stelle müssen wir angeben, warum wir uns treffen und was wir in dem Treffen behandeln werden. Dies ist ein guter Punkt, um Grundregeln für das Meeting festzulegen.

4. Evokation

Da Sie den Puls des Meetings nicht visuell überprüfen können, müssen Sie fragen, wie es den Leuten geht. Sind sie mit dem Zweck und der Agenda einverstanden? Gibt es etwas, das sie an dem Treffen stört? An diesem Punkt müssen Sie wissen, wie sie über das, was passiert, denken.

5. Objektanfrage & Bewertung

Sobald Sie das emotionale Feedback erhalten haben, können Sie beginnen, sich objektiv mit der Agenda zu befassen. Fragen Sie Ihr Publikum nach Änderungen, die es am Zweck, der Tagesordnung oder den Regeln vornehmen möchte. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Vereinbarung einholen, bevor Sie fortfahren.

Für jedes Thema auf der Tagesordnung sollten Sie dem gleichen grundlegenden Zyklus folgen:

1. Stellen Sie das Thema vor. Dies sollte alle Hintergrundinformationen zum Thema enthalten.

2. Ziehen Sie die Emotionen jedes Teilnehmers heraus. Wie stehen sie zu dem Thema oder den Informationen, die sie haben? Ein Round-Robin, bei dem Fragen erlaubt sind, aber keine Kommentare, ist eine gute Möglichkeit, dies zu tun.

3. Fragen Sie jeden Teilnehmer nach seiner Meinung. Ziehen Sie alle Informationen heraus, die sie zu dem Thema haben.

4. Entscheiden Sie sich für einen Weg nach vorne, treffen Sie eine Entscheidung und weisen Sie Verantwortlichkeiten zu.

5. Bewerten Sie, wie jeder das Thema behandelt fühlt. Ein Round-Robin von „Bist du damit einverstanden?“ wird gut funktionieren.



Source by Glen Ford

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